1. Тэргүүлэгчдийн ажлын хуваарь

А-2. Таван тэргүүлэгчтэй хувилбар

A-3. Долоон тэргүүлэгчтэй хувилбар

Б. Хяналтын зөвлөлийн гишүүдийн ажлын хуваарь

Б-1. Гурван гишүүний бүрэлдэхүүнтэй хувилбар

Б-1. Таван гишүүний бүрэлдэхүүнтэй хувилбар

Албан хэрэг хөтлөлтийн зорилго, ач холбогдол:

• Түүхэн
• Лавлагаа
• Нотлох баримт
• Байгууллагын соёл

Байгууллага өөрийн онцлогт тохирсон “Албан хэрэг хөтлөлтийн зааврыг” боловсруулан мөрдөж болно

Байгууллага нь эрх хэмжээнийхээ хүрээнд удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулдаг. Үүнд:

• Албан бичиг
• Акт
• Гэрээ
• Дүрэм,журам,заавар
• Илтгэх хуудас,илтгэл,тайлан
• Тогтоол,зарлиг,захирамж,тушаал,шийдвэр
• Төлөвлөгөө,удирдамж
• Хуралдааны тэмдэглэл /тэмдэглэл, протокол/
• Тодорхойлолт зэрэг зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичиг гаргана.

Зохион байгуулалт захирамжлалын баримт бичгийг А-4/210х297/, /297х210/ А-5 /210х148/ хуудсанд шаардлагын дагуу үйлдэнэ 

Баримт бичгийн бүрдэл

• Байгууллагын билэгдэл тэмдэг/лого/
• Байгууллагын нэр
• Баримт бичгийн нэр
• Огноо
• Дугаар
• Байгууллагын оршин буй газар /хаяг/шуудангийн индекс, факс, телексийн дугаар,
• Хүлээн авагчийн нэр
• Тэргүү/утга/
• Бичвэр
• Хавсралтын тухай
• Баримт бичгийн хувь хүлээн авагч
• Албан тушаалын нэр гарын үсэг, түүний тайлал
• Тамга, тэмдэг

Хуулга буюу үлдэх хувийн арын хуудасны зүүн доод буланд

• баталсан, зөвшөөрсөн гарын үсэг
• боловсруулсан гарын үсэг
• хянасан гарын үсэг
• хэвлэгдсэн хувийн тоо 

Баримт бичгийн бүрдлийг

• толгойн хэсэг
• бичвэрийн хэсэг 
• баталгааны хэсэг гэж 3 хуваана

Толгойн хэсэг

• байгууллагын бэлэгдэл
• байгууллагын нэр
• баримт бичгийн нэр/албан бичгээс бусад/
• огноо

Билэгдэл

• А-4 хуудсанд  бэлэгдэл тэмдэг/20х24/мм
• А-5 хуудсанд бэлэгдэл /16х20/мм хэмжээтэй байна

Огноог он, сар, өдөр гэсэн дарааллын дагуу

• Зөвхөн араб тоогоор тэмдэглэнэ 
• А-4 хуудсанд бүрэн бичилт хийнэ
• Жишээ нь: 2007 оны 01 дүгээр сарын 10-ны өдөр
• А-5 хуудсанд товчилсон байдлаар бичнэ
• Жишээ нь: 2007.01.12

Албан бичгийн дугаар

Тухайн зохион байгуулалтын нэгжийн индекс болон бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ /3/20/

• 3 индексийн дугаар
• 20 бүртгэлийн дугаар
• Тогтоол, тушаал, шийдвэр зэрэг баримт бичгийг оны эхнээс дугаарлана

Хаягийг:

Улаанбаатар-210646, факс-/976-11/-280000, утас-980001, цахим шуудан coop.info@yahoo.com маягаар бичсэн байна

Хүлээн авагчийг хаяглахдаа:

• хүлээн авагчийн нэрийг өгөх оршихын 
• байгууллагыг харьяалахын
• албан тушаалыг нэрлэхийн ялгалаар тус тус бичнэ
• Хүний нэрээр хаяглахдаа хаяглагчийн овгийн эхний үсгийг
• Овгийн эхний үсгийг мэдэхгүй бол “ноён”, “хатагтай” гэсэн үгсийг хэрэглэнэ./ Жишээ нь: н.ДЭЛГЭРТ  гэж/
• Удирдах албан тушаалтанд илгээх бичигт “танаа” үгийг хэрэглэж болно
• Баримт бичгийг нэг төрлийн хэд хэдэн байгууллагын нэрээр хаяглахдаа
• -Нийтлэг нэрээр бичнэ ж-нь: АЙМГУУДЫН ЗДТГ-ын ҮЙЛДВЭРЛЭЛ, ҮЙЛЧИЛГЭЭНИЙ ХЭЛТЭСТ
• Нэр зааж хаяглаж болно ...... ХХК-ИЙН ЗАХИРАЛ У.ДАВААД
• Хоёр болон түүнээс дээш нэр бичиж болно       .... НАРТ
• Хаягт цэргийн болон бусад цолыг зааж бичиж болно /ДОКТОР, ДЭСЛЭГЧ ГЕНЕРАЛ г.м./ 

Хэвлэмэл хуудас хэрэглэдэггүй тохиолдолд бичгийн нүүрийг хуудасны зүүн дээд өнцөгт дарж стандарт шаардлагын дагуу бусад бүрдлийг бичнэ

Бичвэрийн бүрдэл

• Агуулгыг товч илэрхийлсэн тэргүү зохиож бичнэ
• Тэргүүг нэг өгүүлбэрт багтаан үеэр таслалгүй бичнэ
• Хэд хэдэн асуудал тусгагдсан бол тэргүүг ерөнхий бичиж болно.

Бичвэр үндсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ

• Бичиг баримтыг зохион бүрдүүлсэн үндэслэл
• Санал, дүгнэлт, шийдвэр
• Зарим тохиолдолд зөвхөн 2 дахь хэсгээс бүрдэж болдог /тэмдэглэх хэсэггүй тушаах/

Бичвэрт тавигдах шаардлага

• Хэл найуулга нь утга төгөлдөр товч тодорхой
• Засваргүй
• Албаны хэллэгээр /этгээд болон бүдүүлэг үг хэрэглээгүй/
• Зөв бичгийн дүрмийн дагуу бичсэн
• Бүлэг зүйл заалтыг тоогоор буюу үсгээр дугаарлаж  ширээс татаж болно
• Хэрэв хавсралттай бол хавсралтын дугаарыг зааж өгнө
• Хавсралтын баруун дээд өнцөгт хэдэн оны хэддүгээр тушаал, шийдвэрийн хавсралт болохыг тэмдэглэнэ

Бичгийн хувийг байгууллага, иргэнд явуулсан тухай тэмдэглэлийг эцэст нь бичнэ

• Баримт бичгийн баталгааны хэсэг
• Эрх бүхий албан тушаалын нэр
• Гарын үсэг
• Гарын үсгийн тайлал
• Эрх бүхий албан тушаалтны эзгүйд: 
• -Орлож байгаа албан тушаалтан албан тушаалын нэрийн ард холбох зураас зурж заахын тийн ялгалын дагавар хэрэглэнэ
• -Үүрэг гүйцэтгэч толгойлж байгаа бол албан тушаалын ард “үүрэг гүйцэтгэгч”гэж бичнэ
• Адил эрх бүхий байгууллагууд баримт бичиг хамтран гаргавал уг ажлыг зохион байгуулахад гүйцэтгэж байгаа үүргийн дарааллаар байгууллагын нэр, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, тайлал зэргийг бичнэ.

Аливаа зөвлөл, ажлын хэсгээс гарсан баримт бичигт /баталгааны хэсэгт/ дарга, гишүүд, нарийн бичгийн дарга гэх мэтчилэн албан тушаал, овгийн эхний үсэг нэр зэргийг гарын үсэг зурах зайтай бичнэ.

Жишээ нь:

Комиссын дарга: Л.ДОРЖ
Гишүүд: Д.БАТ
Нарийн бичгийн дарг: Н.СУВД

Нэг: Дүрэмдээ нийцсэн журмуудын төслийг  тэргүүлэгчдийн зөвлөл боловсруулан батлаж мөрдөж ажиллана. /шаардлагатай бол бүрх гишүүдийн хурлаар батлан хэрэгжүүлж ажиллаж болно/ ҮҮНД:

• Гишүүн элсүүлэх журам
• Тэргүүлэгчдийн ажиллах журам
• Хяналтын зөвлөлийн ажиллах журам
• Хувь Нийлүүлсэн хөрөнгийн журам
• Хоршооны нөөцийн сангийн журам
• Түүхий эд бүтээгдэхүүний борлуулалтанд үнийн зөрөө олгох журам
• Ашиг хувиарлах журам
• Гишүүдийн манлайлах дүгнэж урамшуулах журам

Хоёр: Хоршооны хөгжлийн стратеги төлөвлөгөөг тэргүүлэгчдийн зөвлөл боловсрүүлан бүх гишүүдийн хурлаараа хэлэлцэж батлана.

Гурав: Хоршоо нь өөрийн үндсэн үйл ажиллагааны  болон туслах бизнесүүд дээрээ жил бүр бизнес төлөвлөгөө боловсруулан батлаж мөрдөж , хэрэгжүүлэн ажиллаж үр ашгийг тооцож явна.